株式会社ナカボーテックさま

経費精算にATM受取を導入！社員の利便性向上に貢献

「企業」から「個人」への現金の送金を効率化する、セブン・ペイメントサービスの「ATM受取」。セブン銀行ATMとセブン-イレブンのレジで原則24時間365日、送金されたお金を現金で受取ることができるサービスです。

電気防食の技術で全国のインフラを支える株式会社ナカボーテックさまでは、経費精算システムのDX化に合わせてATM受取をご導入いただき、社員の方の経費精算にご活用いただいています。全国各地への出張が発生するため、経費精算対象となる金額が大きく、ATM受取導入前は、経費精算のために出社する必要もありました。さらには、経費精算のために支店・営業所に多くの現金を用意しておかなければならず、管理の負担や盗難・紛失のリスクなど、さまざまな課題を抱えていました。
ATM受取導入と経費精算システムとの連携によって、業務はどのように改善されたのでしょうか。株式会社ナカボーテック経理部執行役員部長森地泰寛さん、経営企画部 DX推進チームリーダー田中一弘さん、経理部経理チーム伊藤晶子さんに、セブン・ペイメントサービスカスタマーサクセス部の田中健と共にお話を伺いました。

経費精算で抱えていた課題とは？

――最初に株式会社ナカボーテックさまが展開しているビジネスについて教えてください。

株式会社ナカボーテック　経営企画部 DX推進チームリーダー　田中一弘さん

田中：電気防食という技術を使って、港湾施設や海洋構造物のほか、生活基盤を支えるパイプライン、発電所・水門といった陸上設備などの防食・長寿命化に携わっています。全国各地の施設での工事が必要となるため、北海道から沖縄まで全国13ヶ所に支店・営業所を展開しています。

――社員の方の経費精算のためATM受取を導入されたとのことですが、どのような課題を抱えていたのでしょうか。

株式会社ナカボーテック　経理部　執行役員部長森地泰寛さん

森地：海や川などに接する施設の防食・長寿命化を担うという業務の特性上、社員はどうしても出張が多くなります。弊社の場合、1日や2日の短期出張ではなく、工事の規模によっては、数週間、数ヶ月に及ぶこともあるため、社員が立替える費用も大きな金額となります。また、以前は経費精算を行うために、支店・営業所に出社する必要があったため、業務の効率性や社員の金銭的負担を改善したいと考えました。

会社としても経費精算のために支店・営業所に多くの現金を用意しておく必要があったため、DX化によって、日々の現金管理や準備の負担、盗難・紛失のリスクを軽減したいという思いもありました。

株式会社ナカボーテック　経理部経理チーム　伊藤晶子さん

伊藤：ATM受取導入前は紙ベースで経費精算を行っていたので、従来の方法では申請内容に間違いがないかをチェックするだけでも大変な作業で、本社の経理部にとっても大きな負担でした。

――出張期間が長いと、立替える費用も大きな金額になるかと思うのですが、現金で経費精算していたのでしょうか。

田中：はい。もちろん、銀行振込でも対応可能だったのですが、多くの社員が現金での経費精算を希望しています。銀行振込ですと、銀行口座から引出す際の手数料が負担になりますし、ご家族が管理されている口座に振込まれると不便だという声も少なからずありました。そのため、現金での受取りを維持しつつ、経費精算を効率化する手段がないかと模索していたんです。

全国各地のセブン-イレブンで現金が受取れる点が決め手に

――どのようにATM受取を知りましたか？

森地：経費精算をDX化しようと準備を進めていた中で、ATM受取の存在を知りました。いろいろなシステムを検討しているときに、受取方法の中に、電子マネーや交通系ICカードなどと共に、「ATM受取」という記載があり、サービス内容に興味をもったことがきっかけです。

セブン・ペイメントサービス　カスタマーサクセス部田中健

田中（健）：ナカボーテックさまからは、弊社ウェブサイトよりお問合せをいただきました。経費精算をする社員の方が、これまでどおり「現金で受取可能な手段で、経理部の皆さまの業務効率化も図りたい」というご要望だったため、経費精算で ATM受取を導入されている企業さまの事例をご紹介しながら、ご案内させていただきました。

――導入の決め手となったのはどのような点でしたか？

森地：やはり、現金で受取れる点ですね。さらに24時間365日、全国のセブン-イレブンにて自分の好きなタイミングで受取れるという点も魅力でした。出張する現場も全国各地ですから、地域によってサービスが受けられる、受けられないといった差がでてしまうのは困ります。その点、セブン銀行ATMは全国のセブン-イレブンの店舗に設置されているので、銀行に行くよりも便利に利用できますし、また、現金受取時に手数料がかからないという点も社員にとっては大きなメリットになると思いました。

――経費精算システムの刷新に合わせてのATM受取の導入ですが、システム連携はスムーズに実施できましたか？

森地：まったく問題ありませんでした。連携に関しては事前に相談させていただいたのですが、実現するために提案していただいた内容がシンプルで驚いたぐらいです。使い勝手の良さも導入の決め手のひとつになりました。

田中（健）：ATM受取は、CSVファイルをアップロードするだけで一括送金ができるサービス設計になっております。その際に用いるCSVファイルも簡単に作成できる点が、サービスの魅力のひとつです。

出張した社員のみならず本社や支店・営業所の負担も軽減

――ATM受取導入によって課題は改善されましたか？

田中：新しく導入した経費精算システムと併用することで、それまで紙ベースで行っていた経費精算をオンライン上で実施できるようになったため、全国の支店・営業所で行っていた経費精算の業務がかなり削減されました。また、支店・営業所に経費精算用の現金を用意しておかなくてよいので、盗難や紛失のリスクがなくなった点もメリットです。

伊藤：ATM受取を導入する前は、支店・営業所で半月ごとに伝票をまとめて、本社の経理部に送ってもらい、間違いがないか再度チェックしていましたが、今は経理部でATM受取を利用して経費精算を一括処理しているので、伝票のやりとりもほぼなくなりました。

森地：そうした業務改善に伴い、支店・営業所の社員に期待する役割も変化しました。それまで、支店・営業所の事務員は、金庫の管理や銀行振込といった業務も担当していたのですが、ATM受取導入後は、そのような業務に割いていた時間を、現場・営業担当者のサポートなど、支店・営業所でしかできないフロント業務にあててもらいたいと考えています。

田中：経費精算を経理部に任せることで、支店・営業所の管理職の負担も削減できています。以前は金額が合っているかどうかや、経費の項目が適切かどうかなどを、各部署の上長がチェックしてから、本社の経理部に送っていました。そのため、上長が承認したにもかかわらず、経理部のチェックでミスが見つかり、差し戻されるという状況が発生しがちでした。
現在は、申請と上長による承認のあいだに、経理の担当者が入るフローにして、上長にはあらかじめチェックが済んだ状態のデータが届くようになったため、二度手間が発生しません。さらに、上長が承認すればすみやかに経費が支払われるという、スピーディーな仕組みを実現できるようになりました。こうした業務改善ができたのも、経費精算システムとATM受取を連携させて導入できたおかげです。

――社員の方の反応はいかがでしょうか。

森地：出張先のセブン-イレブンで精算した経費を受取れるようになり、経費精算のためにわざわざ支店・営業所に出向く必要がなくなった点や、手数料不要で受取れる点を喜ぶ声が多いです。

――社員の方に対する導入時の説明はどのように行いましたか？

田中（健）：ご導入いただく前に、経理部の担当者さま向けに説明の場を設けさせていただき、そこで操作方法や使用上のルールなどをご説明しました。さらに、社員の方向けのサービス案内もご用意して、社内で周知していただきました。

森地：導入時にいただいた説明資料も、A4用紙1枚の理解しやすいものでしたね。難しい操作が一切ないという点も大きな魅力でした。現金を受取る際も、社員はメールで届いた受取番号を、セブン銀行ATMの画面に入力するだけで、キャッシュカードなどもいりません。また、銀行に行かないと引出せないと思うと、いつ行けるかなどなんとなく心理的プレッシャーを感じますが、セブン-イレブンなら買い物のついでなど気軽に行けるので便利です。早朝などに受取っている社員もいるようなので、仕事の前後など、都合の良いタイミングで利用できているのだと思います。

――導入後のサポート体制はいかがでしょうか。

田中（健）：定期的にお話させていただいて、お困りのことがあれば、改善策をご提案するなど、よりスムーズに運用できるようなサポートを心掛けております。

伊藤：導入当初は、送金したのに受取りに行かない社員も結構いたんです。受取らないまま次の経費精算をする社員もいたため、どうしたら適切に受取ってもらえるか相談したところ、「受取期限を短く設定してみてはどうか」とアドバイスをいただき、すぐに実行したところ、社員の受取率が上がったのでとても驚きました。

田中（健）：受取期間については企業さまごとに自由に設定でき、後から変更することも可能です。ナカボーテックさまでは最初に受取期間を1ヶ月ほどに設定されていましたが、なかなか受取られない社員の方がいるとのことでしたので、受取期間短縮をご提案しました。

ATM受取はニーズに合った送金手段だった

――お困りの点や改善を望む点はありますか？

森地：これは法律で定められていることなので、改善点ではないのですが、送金1件あたりの上限金額が10万円という制限がなくなったら、より利便性が高まるのではないかとは感じています。上限があるため、経費が10万円を超えた場合は銀行振込での精算としているのですが、社員にとってはATM受取のほうが便利なため、10万円を超えないように計算しながら申請しているようです。

――送金に上限額があるという制約があっても、ATM受取のメリットは大きいですか？

森地：もちろんです。導入時に想定していたとおり、効率的に運用できていますので、ATM受取は当社のニーズに合った送金手段だと思います。実際、社員からも不満やクレームは一切ないので、満足してくれていると感じています。

――今後、経費精算以外にATM受取を活用できそうなシーンがあったら教えてください。

森地：就活生の交通費精算に向いていそうだなと思います。ATM受取なら、メールアドレスや携帯番号さえあればお支払いできるので、今後使う機会があるのではないかと想像しています。